La factura proforma y la factura comercial tienen dos funciones distintas en una transacción de exportación y no son intercambiables. La factura proforma va primero: es una cotización preliminar en formato de factura, emitida antes del embarque, que el comprador usa para gestionar el pago o la autorización de importación. La factura comercial se emite con el embarque o después de él: es el documento legal vinculante que identifica la mercancía, su valor y su origen, y es el principal documento que usa la aduana para determinar los aranceles y despachar la carga.
En American Oil Wholesale and Distribution (aoilw.com), nuestros compradores de exportación en el Caribe y América Latina reciben ambos documentos en secuencia como parte de cada transacción EXW Miami. Saber qué es cada documento, cuándo se emite y qué debe contener lo protege de retenciones aduaneras, discrepancias de carta de crédito y disputas arancelarias antes de que su embarque salga de nuestro muelle de carga en Hialeah.
¿Qué Es la Factura Proforma?
La Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos describe la factura proforma como "un documento importante que se usa como herramienta de negociación entre el vendedor y el comprador antes de un embarque de exportación" (ITA, Pro Forma Invoice). Funciona como una cotización en formato de factura: el vendedor indica los productos, cantidades, precios y condiciones comerciales para que el comprador pueda tomar las medidas preparatorias antes de que la mercancía esté lista.
Los compradores generalmente utilizan la factura proforma para:
- Solicitar una licencia de importación ante la autoridad del país de destino
- Abrir una carta de crédito o gestionar el pago por adelantado
- Solicitar una asignación de divisas o aprobación del banco central en mercados que requieren autorización previa
- Iniciar la inspección previa al embarque donde se requiere
La factura proforma no es un documento de exportación. No viaja con la mercancía por aduana y no puede sustituir a la factura comercial en el puerto de destino. Presentar una factura proforma en lugar de la factura comercial ante la aduana resultará en rechazo.
¿Qué Es la Factura Comercial?
La factura comercial es un documento legal entre el exportador y el comprador que indica claramente la mercancía que se vende y el monto que debe pagar el cliente (ITA, Commercial Invoice). Es uno de los principales documentos que las autoridades aduaneras usan para determinar los aranceles e impuestos.
Para las exportaciones de lubricantes desde nuestra bodega en Hialeah, FL, la factura comercial debe incluir:
- Nombre y dirección completos del vendedor (American Oil Wholesale and Distribution, Hialeah, FL)
- Nombre y dirección completos del comprador
- Fecha y número de factura
- Descripción del producto, grado y cantidad por línea
- Precio unitario y valor total en la moneda indicada
- País de origen (Estados Unidos)
- Incoterms (EXW Miami para nuestras transacciones estándar de exportación)
- Peso neto y bruto y tipo de envase
- El código del Sistema Armonizado (SA) (la ITA señala que incluir el código SA puede agilizar el despacho de exportación y puede asistir en el despacho de importación en la autoridad aduanera del país de destino)
Los aceites lubricantes y preparaciones están clasificados bajo el Capítulo 27, Partida 2710 del SA. Su agente aduanal determina la subpartida de ocho dígitos correcta según el grado de viscosidad y el tipo de aceite base del producto. Una factura comercial que omita el código SA o indique una subpartida incorrecta puede provocar una retención aduanera o una reclasificación en el destino.
La Secuencia en un Pedido EXW Miami
En una transacción EXW estándar con American Oil Wholesale and Distribution, los dos documentos siguen esta secuencia:
- Etapa de cotización. Usted solicita precios. Emitimos una factura proforma con los productos, cantidades, precio por unidad y el Incoterm (EXW, Hialeah, FL). Usted usa este documento para abrir una LC, solicitar una licencia de importación o confirmar el presupuesto antes de comprometerse.
- Confirmación del pedido. Usted confirma las cantidades y coordina el flete. Su consolidador o agente de carga programa el retiro en nuestro muelle de Hialeah. El pedido mínimo de exportación de $1,250 se aplica en esta etapa.
- Embarque. La mercancía está lista para ser retirada. Emitimos la factura comercial del pedido confirmado, junto con la lista de empaque. Bajo los términos EXW, el riesgo y la responsabilidad del flete se transfieren a usted en nuestro muelle. Su agente de carga presenta la factura comercial y la lista de empaque ante la aduana del puerto de destino.
El Distrito Aduanero de Miami procesó $144 mil millones en comercio en 2024 (Global Miami Magazine, Estado del Comercio 2025), y PortMiami es una de las puertas de salida más activas para compradores de lubricantes del Caribe y América Latina. Tener ambos documentos correctos desde el principio mantiene su embarque en movimiento.
Consulte nuestro Centro de Exportación para especificaciones de paletas, capacidad de contenedores y pedidos mínimos. Para compradores nuevos en los términos EXW, nuestra guía EXW vs. FOB explica cómo se transfieren el riesgo y la responsabilidad del flete de manera distinta bajo cada Incoterm.
Qué Verificar Antes de Que la Carga Salga de Hialeah
Antes de que su consolidador retire la carga en nuestro muelle, revise ambos documentos:
Factura proforma:
- Los nombres de los productos, grados y cantidades coinciden exactamente con su pedido previsto
- Los precios y la moneda coinciden con lo que usa en su LC o solicitud de licencia de importación
- El nombre y dirección de su empresa están escritos exactamente como aparecen en su licencia de importación o LC
Factura comercial:
- Todas las líneas coinciden con lo que está físicamente empacado y reflejado en la lista de empaque
- El código SA aparece para cada línea y ha sido confirmado por su agente aduanal
- El país de origen indica "Estados Unidos"
- El total de la factura coincide con el precio acordado en la proforma (documente y explique cualquier diferencia)
- La declaración de control de destino está incluida si se requiere
Las discrepancias entre la factura proforma y la factura comercial son un disparador aduanero frecuente. Si la proforma indicaba 10 tambores y la factura comercial refleja 8 porque usted ajustó el pedido antes del embarque, la discrepancia necesita una explicación documentada que su agente aduanal pueda presentar.
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Suministramos lubricantes en tambores de 55 galones y totes de 275 galones desde nuestra bodega en Hialeah, FL a compradores en 31 mercados del Caribe y América Latina. Para cada orden de exportación, emitimos la factura proforma con su cotización y la factura comercial con su embarque, junto con la lista de empaque y la documentación del producto. Para documentación de exportación relacionada, consulte nuestra guía de Certificado de Origen.
Para solicitar una cotización proforma o abrir una cuenta de exportación, llame al (305) 825-2788 o escríbanos a Info@aoilw.com.
